1. DEFINICIONES

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;

• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

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2.MARCO LEGAL

Para el tratamiento de los datos personales, se aplicarán los siguientes documentos y normas de la República de Colombia:

• Constitución Política de Colombia.

• Ley 1581 de 2012 - Régimen General de Protección de Datos Personales.

• Decreto 1377 de 2013 - Reglamentación de la Ley 1581 de 2012

• Circular Única de la SIC – Capítulo 26 (2017)

• Decreto Único 1074 de 2015.

• Circular 002 de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

3. PRINCIPIOS DEL TRATAMIENTO

El tratamiento de Datos Personales se basará en los siguientes principios:

 

• Legalidad: El Tratamiento de Datos Personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015 y en las demás disposiciones que la desarrollen, adicionen o modifiquen.

• Finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

• Libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

• Veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

• Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable o del Encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

• Acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley 1581 de 2012.

• Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento , se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de pública están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.

 

4. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Legal Desk usará los Datos recolectados de acuerdo con estas finalidades y como Responsable del Tratamiento:

1.Ejecución de relaciones contractuales

• Administración y gestión de contratos con empleados, clientes, proveedores y aliados comerciales.

• Cumplimiento de obligaciones legales y contractuales.

 

2.Gestión de clientes y usuarios

• Atención de solicitudes, peticiones, quejas y reclamos.

• Prestación de servicios y cumplimiento de obligaciones comerciales.

• Envío de información relevante sobre productos, servicios y actualizaciones.

 

3.Finalidades comerciales y de mercadeo

• Promoción y publicidad de productos y servicios.

• Encuestas de satisfacción y estudios de mercado.

• Contacto con clientes potenciales y fidelización de usuarios.

 

4.Seguridad y control interno

• Implementación de medidas de seguridad en instalaciones físicas y plataformas digitales.

• Monitoreo y control de acceso a instalaciones y sistemas informáticos.

 

5.Cumplimiento de normativas legales

• Respuesta a requerimientos de entidades gubernamentales y judiciales.

• Reportes a autoridades en materia de seguridad social, salud, tributación y regulación financiera.

 

6.Gestión de talento humano

• Administración de nómina y prestaciones sociales.

• Procesos de selección, evaluación y bienestar laboral.

• Capacitación y desarrollo de empleados.

 

7.Protección y prevención de fraudes

• Verificación de identidad y antecedentes de usuarios, empleados y proveedores.

• Prevención de actividades ilícitas y delitos informáticos.

 

8.Atención a derechos de los titulares

• Garantizar el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación y supresión de datos personales.

• Atención de consultas y reclamos sobre el tratamiento de datos.

 

 

5. DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

 

• Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

• Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012;

• Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales;

• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista una obligación legal o contractual que imponga al Titular el deber de permanecer en la base de datos;

• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento, al menos una vez cada mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales a las políticas de tratamiento.

 

6. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

• Razón social: Legal Desk SAS

• NIT: 901595989-1.

• Domicilio: Carrera 7 # 71 21 Torre B

• Correo electrónico: info@legaldesk.com.co

• Teléfono: 3012027777

 

7.  AUTORIZACIÓN DEL TRATAMIENTO DE DATOS

Legal Desk solicitará la autorización previa e informada a los titulares, la cual podrá otorgarse de forma escrita, verbal o a través de acciones que reflejen de manera inequívoca su consentimiento. Asimismo, mantendrá un registro de las autorizaciones recibidas como prueba de conformidad.

La autorización para el tratamiento de datos también se hará extensiva a los encargados del tratamiento, en caso de existir. Estos deberán ajustarse estrictamente a las finalidades establecidas y a las disposiciones contempladas en la presente política.

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8. RECLAMACIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

Se dispondrán los siguientes procedimientos para atender consultas y reclamos formulados por los titulares, sus sucesores o cualquier persona que tenga un interés legítimo.

2. Consultas.

Correo electrónico en el que se incluya:

1. Nombre y número de identificación del solicitante.

2. Motivo de la consulta de manera clara y específica.

3. Documentos que acrediten el interés legítimo con el que actúa.

4. Dirección física o electrónica para el envío de la respuesta.

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Las consultas serán atendidas en un plazo máximo de 10 días hábiles a partir de su recepción. Si no es posible responder dentro de este término, se notificará al interesado indicando las razones del retraso y la fecha en la que se dará respuesta, la cual no podrá superar 5 días hábiles adicionales tras el vencimiento del primer plazo (art. 14, Ley 1581 de 2012).

3. Reclamos

La reclamación podrá ser presentada tanto de manera física como electrónica y será tramitada cumpliendo los siguientes requisitos:

1. Nombre y número de identificación del solicitante.

2. Motivo de la consulta de manera clara y específica.

3. Documentos que acrediten el interés legítimo con el que actúa.

4. Dirección física o electrónica para el envío de la respuesta.

 

En caso de que el reclamo esté incompleto, se solicitará su corrección dentro de los cinco días siguientes a su recepción. Si la información requerida no es proporcionada en un plazo de dos meses a partir de la solicitud, se considerará que el reclamante ha desistido de su petición.

Si Legal Desk no tiene competencia para resolver el reclamo, lo remitirá a la entidad correspondiente dentro de los dos días hábiles siguientes, notificando al interesado sobre el traslado.

Adicionalmente, en un plazo de dos días hábiles desde la recepción del reclamo, se registrará en la base de datos una anotación con la leyenda "reclamo en trámite" junto con el motivo. Esta anotación deberá permanecer hasta que se emita una decisión sobre el reclamo.

El reclamo será resuelto en un máximo de 15 días hábiles contados a partir de la fecha de recepción. En caso de que no sea posible atenderlo dentro de este plazo, se informará al interesado sobre las razones del retraso y la nueva fecha de respuesta, la cual no podrá superar 8 días hábiles adicionales al vencimiento del plazo inicial (art. 15, Ley 1581 de 2012).

La solicitud de eliminación de datos personales y la revocación de la autorización no serán procedentes cuando el titular tenga una obligación legal o contractual que exija su permanencia en la base de datos.

Si, transcurrido el plazo legal, los datos personales no han sido eliminados, el titular podrá solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene su supresión, siguiendo el procedimiento establecido en el artículo 22 de la Ley 1581 de 2012.

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9. CONSULTAS Y RECLAMOS

Las consultas y reclamos se podrán presentar en los siguientes canales:

• Correo electrónico: info@legaldesk.com.co

• Teléfono: 3012027777